그룹웨어 추천 목록 은 모르겠고 그룹웨어 해체해본 후기 씀

그룹웨어 추천을 검색하면 비교표가 나온다. 순위 매기고 가격 적어놓은 거

나는 그 글을 못 쓴다. 그룹웨어를 골라본 적이 없어서

대신 남이 고른 걸 뜯어낸 적은 있다. 제조업 고객사 그룹웨어 6개년치를 웹에서 다시 볼 수 있게 옮기는 일을 했음

그때 알게 된 게 **비교표에는 한 줄도 안 적혀 있다**

비교표는 들어갈 때 얘기다

기능표에 있는 건 전부 입장할 때 기준이다. 결재 양식, 게시판, 모바일 앱, 조직도 연동

그룹웨어 고를 때 보는 항목과 나갈 때 드러나는 항목의 차이

왼쪽은 데모로 확인되고 오른쪽은 해지할 때 알게 된다

근데 그룹웨어는 한번 넣으면 몇 년을 쓴다. 그 몇 년 뒤에 생기는 문제를 고를 때는 아무도 안 물어본다

내가 불려간 게 정확히 그 몇 년 뒤였음

1. 나갈 때 데이터를 어떻게 주냐

이게 제일 크다

우리가 맡은 건 기존 그룹웨어 문서를 웹에서 열람 가능하게 만드는 거였다. 그러려면 먼저 데이터를 받아야 하잖음

**내보내기가 없었다.** 관리자 화면에도 없고, 벤더한테 물어도 그런 기능은 없다고 했다

내보내기 기능이 없을 때 실제로 하게 되는 작업 순서

이걸 개발 공수로 다시 사는 셈이다

결국 관리자 계정으로 로그인해서 목록 조회를 페이지 단위로 긁고, 문서를 하나씩 열어서 저장했다. 데이터를 사는 게 아니라 데이터를 되찾는 작업이었음

계약 전에 서면으로 받아야 하는 질문

답이 "요청 주시면 검토"면 없는 거다

2. 첨부파일이 문서에 딸려오냐

첨부라는 말이 세 가지를 뭉뚱그린다

첨부파일, 본문 삽입 이미지, 외부 링크는 서로 다르게 취급된다

이거 셋이 각각 다른 방식으로 깨진다

본문 안에 박힌 이미지가 제일 골치였다. HTML에 옛 서버 주소로 걸려 있어서, 서버를 내리는 순간 문서 전체가 빈 네모가 된다

그래서 본문 이미지까지 전부 따로 내려받아서 경로를 바꿔 끼웠다. 한글 파일명 인코딩 깨지는 것도 여기서 나온다

3. 결재선 이력이 데이터냐 화면이냐

전자결재를 쓰는 이유의 절반이 이거다. 누가 언제 무슨 순서로 승인했는지

근데 그게 조회 가능한 데이터로 안 남고 화면에만 있는 경우가 있다

조회 가능한 기록으로 남는 것과 화면으로만 남는 것

오른쪽만 있으면 나중에 검색이 안 된다

우리는 문서마다 결재선을 따로 긁어서 컬럼에 박았다. 안 그러면 PDF 그림으로만 남거든

지출결의서처럼 표가 들어간 문서는 더 심했다. 항목·계정·공급가·세액이 다 본문 HTML 안에 표로만 있어서, 그걸 파싱해서 별도 테이블로 뜯어냈음

감사받을 때 필요한 건 화면 캡처가 아니라 조건 걸어서 뽑히는 기록이다

4. 몇 년치를 한 덩어리로 주냐

백업을 받았더니 연도별 zip 여섯 개, 합쳐서 **198GB**였다

연도별로 완전히 분리되어 넘어온 6개년 백업 구조

여섯 개가 각각 독립된 아카이브다. 합쳐진 게 아니고

연도마다 DB가 따로였다. 첨부 폴더도 따로. 문서 수도 어떤 해는 8천 건대인데 어떤 해는 7만 건대로 들쭉날쭉했음

합치자는 얘기가 나왔는데 문서 번호랑 파일명이 연도끼리 겹쳐서 위험했다. 결국 합치지 않고 연도 선택기를 붙이는 쪽으로 갔다

전송하다가 zip이 깨진 것도 있었다. 200GB에 가까우면 그냥 복사가 안 된다. 무결성 검사 돌려서 깨진 것만 다시 받았음

같은 프로젝트에서 실패 건수 처리하는 얘기는 따로 적었다

그래서 뭘 추천하냐

제품명은 안 쓴다. 회사마다 조건이 다르고 나는 전수 비교를 안 해봤으니까

대신 견적 미팅에서 물어볼 문장 네 개는 줄 수 있

그룹웨어 계약 전 서면으로 확인할 네 가지 질문

 

구두로 받지 말고 문서로 받아라

이 넷에 서면으로 답을 못 주면 거르면 된다. 기능이 부족해서가 아니라, **나중에 나갈 수 없는 곳이라서**

들어갈 때 편한 건 어차피 다 비슷하다. 데모는 다 잘 돌아가니까

정리하면

그룹웨어 추천은 기능 비교로 정해진다. 그런데 몇 년 뒤에 후회하는 지점은 기능이 아니라 데이터다

내보내기, 첨부, 결재 이력, 분할 방식. 이 넷만 서면으로 확인해두면 나중에 나 같은 사람 부를 일이 줄어든다

툴부터 고르면 계정만 남는다는 얘기도 결국 같은 얘기임