사내 AI 도입, 툴부터 고르면 계정만 남습니다

"우리도 AI 좀 도입해야 하는데요."

이 말로 시작하는 문의를 자주 받습니다. 그리고 다음 문장이 거의 똑같아요. 어떤 툴이 좋냐고요.

근데 툴부터 고르면 대개 안 됩니다.

도구를 샀는데 아무도 안 씁니다

사내 AI 도입에서 제일 흔한 실패가 이거예요. 계정을 단체로 결제하고, 교육을 한 번 하고, 세 달 뒤에 보면 두세 명만 쓰고 있습니다.

왜냐면 "이걸로 뭘 하라"가 없었거든요.

도구는 능력이지 업무가 아닙니다. 엑셀을 깔아준다고 회계가 되는 게 아닌 것처럼요.

업무를 먼저 봐야 합니다

제가 일을 받으면 도구 얘기를 제일 나중에 합니다. 먼저 보는 건 이거예요.

지금 사람이 손으로 하는 일 중에 순서가 매번 같은 것이 뭔지. 그게 하루에 몇 번 일어나는지. 한 번 할 때 몇 분 걸리는지.

이 세 가지가 나오면 계산이 됩니다. 하루 열 번, 한 번에 십 분이면 월 서른 시간이에요. 자동화할 값어치가 있는 거죠.

반대로 분기에 한 번 하는 일은 자동화하면 손해입니다. 만드는 데 드는 시간이 아끼는 시간보다 커요.

정리가 안 된 일은 자동화가 안 됩니다

이게 제일 자주 걸리는 지점입니다.

"이 업무 자동화해주세요" 해서 순서를 적어달라고 하면, 담당자마다 다르게 적어옵니다. 어떤 사람은 파일을 먼저 열고 어떤 사람은 시스템을 먼저 보고. 예외 처리도 각자 다르고요.

그럼 자동화가 아니라 업무 정리부터 해야 합니다.

어지러운 일을 자동화하면 어지러움이 빨라질 뿐이에요.

제 경우엔 이렇게 했습니다

저는 반복을 잘 못 견디는 사람이라 제 업무부터 자동화했어요.

견적서가 첫 대상이었습니다. 코딩이 아니라요. 고객이랑 나눈 대화를 붙여넣으면 쓰던 양식 그대로 문서가 나오게 만들어놨습니다. 처음 세팅에 반나절 걸렸는데 그 뒤로는 붙여넣고 끝이에요.

그다음은 가격 자체를 공개해버린 거고요. 견적을 매번 제가 판단하니까 매번 다른 숫자가 나왔거든요. 판단할 자리를 없앴습니다.

둘 다 대단한 기술이 아닙니다. 어디가 새는지 알고 거기를 막은 것뿐이에요.

깨진 것도 적어둘게요

매끄러운 성공담만 쓰면 거짓말이니까.

붙이려던 외부 도구가 연결 자체가 안 된 적이 있습니다. 며칠 붙잡다가 결국 손으로 했어요.

그리고 숫자가 한동안 전부 0으로 찍히던 기간도 있었습니다. 측정 코드가 반쪽만 붙어 있었거든요. 그래서 그동안 "효과가 몇 퍼센트다"라는 말을 할 수가 없었어요.

자동화를 붙일 때 측정을 같이 붙이지 않으면 이렇게 됩니다. 돌아가는 것 같은데 얼마나 좋아졌는지는 모르는 상태.

도입 전에 정해두면 좋은 것

업무 하나만 고르세요. 전사 도입 말고요.

그 업무가 지금 몇 분 걸리는지 재두시고요. 나중에 비교할 기준이 그거 하나뿐입니다.

그리고 안 되면 언제 접을지도 미리 정해두면 좋습니다. AI 도입은 실패해도 되는데, 실패한 걸 몇 달씩 붙잡고 있는 게 진짜 손해거든요.

정리하면

사내 AI 도입은 도구 문제가 아니라 업무 문제입니다.

어떤 업무가 반복되는지, 그게 얼마나 자주 일어나는지, 지금 몇 분 걸리는지. 이 세 개만 나오면 도구는 그다음에 골라도 늦지 않아요.

순서를 거꾸로 하면 계정만 남습니다.