2: 업무자동화(RPA) 외주, 도입 전에 꼭 알아야 할 것들

  요즘 RPA 도입하겠다고 연락 주시는 분들이 정말 많아졌어요. "반복 업무 자동화하면 인건비 줄일 수 있다던데요?"라는 질문으로 시작하는 경우가 대부분인데, 솔직히 말하면 그렇게 단순한 얘기가 아니거든요.

  저희도 https://freesi.net/rpa-outsourcing 프로젝트를 꽤 많이 진행해봤는데, 잘 되는 곳과 실패하는 곳의 차이가 확실히 있더라고요. 그래서 도입을 고민하고 계신 분들한테 현실적인 이야기를 좀 해보려고 합니다.

  자동화할 업무가 명확하지 않으면 돈만 날린다

  가장 흔한 실수가 "일단 자동화 좀 해주세요"라고 의뢰하는 거예요. 이러면 외주 업체도 난감합니다. 뭘 자동화할지, 어디서부터 어디까지가 범위인지가 정해지지 않으면 견적도 제대로 나올 수가 없어요. 나중에 "이것도 되는 줄 알았는데요?"라는 말이 나오기 시작하면 프로젝트는 사실상 꼬인 거죠.

  그래서 외주를 맡기기 전에 https://freesi.net/guide/requirements-scoping 를 먼저 해보시는 게 좋아요. 거창하게 문서를 만들라는 게 아니라, 지금 수작업으로 하고 있는 업무 흐름을 순서대로 적어보는 것만으로도 충분합니다. 저희가 제공하는 https://freesi.net/templates/automation 을 활용하시면 훨씬 수월하게 정리할 수 있어요.

  크롤링 자동화, 생각보다 법적 리스크가 있다

  RPA 도입하면서 웹 크롤링을 같이 요청하시는 경우가 많은데, 이게 좀 조심해야 할 부분이에요. 상대 사이트의 이용약관을 위반하거나, 개인정보를 무단 수집하게 되면 법적 문제로 이어질 수 있거든요. 실제로 크롤링 자동화 돌리다가 IP 차단당하는 건 약과고, 소송까지 가는 경우도 봤습니다.

  https://freesi.net/guide/crawling-automation-risk 에 대해서 미리 파악해두시는 걸 강력히 추천드려요. 외주 업체한테 "알아서 해주세요"라고 넘기기엔 리스크가 담당자 본인한테 돌아오는 경우가 많으니까요.

  API 연동이 가능한지부터 확인하세요

  RPA가 화면을 직접 클릭하는 방식으로 돌아가다 보니, 대상 시스템의 UI가 바뀌면 바로 먹통이 됩니다. 이게 생각보다 자주 일어나요. 그래서 가능하다면 API 연동 방식으로 가는 게 훨씬 안정적이에요. 대상 시스템에서 API를 제공하는지, 어떤 인증 방식을 쓰는지 같은 걸 사전에 확인해야 하는데, 이 부분은 https://freesi.net/guide/api-integration-outsourcing 를 참고하시면 감이 잡히실 겁니다.

  만들고 나서가 진짜 시작이다

  RPA 프로젝트에서 가장 간과되는 부분이 유지보수예요. 개발 비용은 신경 쓰면서 유지보수 비용은 아예 생각 안 하시는 분들이 많더라고요. 그런데 자동화 봇이라는 게 한 번 만들면 영원히 돌아가는 물건이 아닙니다. 연동하는 시스템이 업데이트되면 봇도 수정해야 하고, 예외 상황 처리도 계속 추가해야 하거든요.

  외주 계약할 때 유지보수 범위와 비용, SLA(서비스 수준 협약)를 반드시 명시해두세요. 이 부분을 대충 넘기면 나중에 "이건 추가 개발이라 별도 비용입니다"라는 말을 듣게 되는데, 그때 가서 협상하려면 을의 입장이 될 수밖에 없어요. https://freesi.net/guide/maintenance-cost-sla 에 계약 시 체크해야 할 항목들이 잘 정리되어 있으니 참고하시면 좋겠습니다.

  외주 업체 선정할 때

  견적이 싸다고 좋은 게 아닌 건 다들 아실 텐데, 그래도 막상 비교하면 가격에 눈이 가게 되죠. 저희가 여러 프로젝트를 진행하면서 느낀 건,
  https://freesi.net/guide/outsourcing-failure-top5 이 거의 비슷하다는 거예요. 요구사항이 모호한 채로 시작하거나, 커뮤니케이션 구조가 안 잡혀 있거나, 중간 점검 없이 결과물만 기다리는 식이면 높은 확률로 문제가 생깁니다.

  업체를 고를 때는 포트폴리오보다 커뮤니케이션 방식을 먼저 보세요. 진행 중간에 데모를 보여주는지, 이슈가 생겼을 때 얼마나 빠르게 대응하는지가 결과물 품질을 좌우하는 경우가 많습니다.


  RPA 도입이 무조건 정답은 아니지만, 제대로 준비해서 들어가면 확실히 효과가 있는 건 사실이에요. 핵심은 "뭘 자동화할지"를 명확히 하고, 유지보수까지 고려한 계획을 세우는 거예요. 이 두 가지만 잡혀 있어도 프로젝트가 산으로 갈 확률이 확 줄어듭니다.

  업무자동화 외주를 검토 중이시라면 https://freesi.net/inquiry 부터 시작해보세요. 현재 업무 상황을 말씀해주시면 자동화가 적합한 영역인지, 어떤 방식이 맞는지 같이 고민해드리겠습니다.